La logística es una parte fundamental de tu negocio y probablemente ya tienes un área especializada en tu empresa para que tus cadenas de suministro y distribución sean las adecuadas. Pero si realizas o vas a realizar operaciones internacionales de exportación o de importación, tu mejor apuesta es contar con un transportista internacional de mercancía, también llamado agente de carga o freight forwarder.
La mayoría de las empresas pequeñas y medianas que quieren expandirse mediante el comercio internacional recurren al apoyo de un freight forwarder o transportista internacional, e incluso muchas grandes empresas y compañías que podrían tener un departamento interno de logística internacional, prefieren apoyarse con un agente de carga, dado que dejar el tema en manos de especialistas es una opción mucho más segura y eficiente.
¿Qué es un transportista internacional de mercancía y por qué necesitas uno?
Los transportistas internacionales tienen un rol crítico en el comercio internacional, ya que son los actores que se aseguran de que la mercancía o carga llegue adecuadamente desde el remitente hasta el destinatario, atravesando los numerosos y complejos procesos logísticos y legales que se requieren para enviar un producto (o una tonelada de productos) de un país a otro.
Muchas veces es común confundir a las empresas transportistas con los transportistas internacionales, y esta conclusión se debe en parte a los varios nombres que le damos a los freight forwarders.
Para aclarar términos, podemos decir que casi siempre que hablamos de un transportista internacional, estamos hablando de una empresa de logística internacional para importaciones y exportaciones, y no exactamente de una empresa que solo gestiona la infraestructura del transporte terrestre, marítimo o aéreo.
Los transportistas internacionales, a comparación de los transportistas locales, funcionan como intermediarios entre todos los involucrados de un envío de mercancía, y eso incluye coordinar los distintos tipos de transporte que se necesitarán, los agentes aduanales que se encargarán de gestionar el pago de aranceles y la liberación de mercancías, y demás cuestiones relacionadas con trámites y permisos especiales.
Un transportista internacional de mercancías que ofrezca un servicio integral será capaz de gestionar que se recoja la carga de su cliente en sus instalaciones, correctamente embalada para su distribución; que se consolide en un almacén, de ser necesario, que se embarque en el transporte correcto y que se entregue en las manos del destinatario.
Todo esto manteniendo un estrecho control durante todo el proceso y atendiendo a toda la normativa pertinente, de modo que su cliente solo tenga que preocuparse por entregar los documentos requeridos, como las facturas comerciales y los certificados sanitarios, si es que aplican.
¿Cómo trabaja un transportista internacional de mercancía?
Si estás buscando expandir tus operaciones a panoramas internacionales, probablemente ya sabes que tu mejor apuesta es tener un agente de carga con experiencia como aliado, pero quizá aún no tienes claro exactamente cómo te va a ayudar y en qué momento comienza y termina su responsabilidad en el proceso.
Pues bien, por regla general, debes comenzar a buscar un freight forwarder en el momento mismo en el que encuentras una oportunidad de enviar tus productos al extranjero. Por ejemplo, que encuentres una base de importadores o comercializadoras que puedan estar interesadas en tus productos, o que recibas una solicitud directa de alguno de ellos.
Dicho de otra manera, en cuanto ya tienes un posible cliente en el extranjero o comienzas a perfilar alguna oportunidad de negocio. Lo mismo ocurre cuando quieres importar mercancía o maquinaria del extranjero.
Es muy importante que platiques con un transportista internacional antes de entrar en negociaciones serias con un comprador, porque solo de esta manera tendrás un panorama realista de los costos de exportación y de los términos y condiciones (Incoterms) que te conviene negociar con el cliente.
Si generas un acuerdo antes de tener esta información crítica, es probable que tus tarifas no sean lo bastante competitivas o, peor aún, que te pongan en desventaja y tu ganancia se vea comprometida.
Además de todos los costos relacionados con cualquier operación de comercio internacional (costos de flete, impuestos y aranceles, permisos especiales de exportación, tarifa de seguros, cuotas de agentes internacionales, etc.) tu agente de carga realizará un presupuesto con la tarifa de sus honorarios de gestión.
En realidad, este es el único costo adicional que se paga al utilizar el servicio de un freight forwarder profesional frente a gestionar el envío tú mismo. Sin embargo, cuando tomamos en cuenta que hacerlo te ahorra muchísimo tiempo, te garantiza las mejores tarifas y tiempos disponibles y además evita que se cometan errores críticos, termina siendo considerablemente más económico recurrir a una empresa de logística internacional que realizar tu exportación o importación por tu cuenta.
Siendo así, los pasos específicos que se siguen al trabajar con un transportista internacional son los siguientes:
1.- Identificas o recibes una oportunidad de comercializar tus productos en el extranjero.
2.- Encuentras un agente logístico de confianza, que te ofrezca el tipo de servicio que tú necesitas (recuerda que diferentes agentes de carga se especializan en distintos tipos de clientes, productos o industrias). En este caso, si se trata de tus primeras exportaciones, te conviene un freight forwarder especializado en ayudar a PyMEs a crecer, ya que te ofrecerán las opciones más asequibles.
3.- Tu agente de logística te hará todas las preguntas necesarias sobre el tipo de mercancía, la cantidad, las condiciones de envío y los puntos de entrega y destino.
4.- Posteriormente, te ofrecerá un presupuesto con varias opciones para que elijas las mejores para ti, dependiendo de si tu prioridad es la velocidad del envío u optar por un transporte económico.
5.- Tu transportista te solicitará una lista muy precisa de documentación alineada con toda la normatividad que requiere la exportación.
6.- Una vez que firmes el contrato de servicios, el agente de carga realizará todos los procesos necesarios para embarcar la mercancía y te enviará el bill of lading correspondiente.
7.- El freight forwarder te mantendrá al tanto de cualquier progreso o eventualidad en tu envío y se asegurará que llegue hasta el destinatario en tiempo y forma. En todo momento sabrás en dónde se encuentra tu mercancía y cuál es su estatus actual, por ejemplo, pendiente de liberación en aduana, o realizando el trayecto terrestre final hasta el punto de entrega.
Como puedes ver, tus responsabilidades más grandes en todo el proceso de comercio internacional se limitan a dejarte asesorar, juntar toda la documentación necesaria y esperar a que tu agente de logística haga el resto del trabajo.
¿Cómo elegir al mejor transportista internacional de mercancía para ti?
Cuando comiences a buscar un agente de carga internacional por primera vez, notarás que hay muchas opciones en el mercado. Nuestra recomendación es que elijas a un aliado que:
- Esté debida y legalmente constituido.
- Tenga bastantes años de experiencia ayudando a empresas como la tuya, y transportando productos relacionados con tu industria justamente a el o los países a donde quieres exportar.
- Cuente con un equipo de expertos y especialistas que se actualizan constantemente.
- Te presente diferentes opciones con distintos transportistas e incluso diferentes tipos de transporte y rutas estratégicas.
- Obtenga tarifas preferenciales derivadas de sus distintas alianzas comerciales.
- Pueda presentarte casos de éxito con operaciones de comercio internacional similares a la tuya.
- Te ofrezca tarifas accesibles, así como asesoría integral para que puedas obtener un mayor beneficio de tus exportaciones.
En resumen, lo más importante es que encuentres a un freight forwarder que no solo vea a tu negocio como un cliente más, sino que genuinamente se interese por facilitarte las cosas y darte una ventaja competitiva real frente a la competencia y con tus propios clientes en el extranjero.
Fíjate muy bien en el tipo de atención que te ofrecen desde el primer contacto, las preguntas que hacen sobre tu empresa y la variedad de las opciones y presupuestos que te presentan.
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