¿Cuáles son los requisitos y documentos para exportar mercancía desde México?

Comenzar a exportar es uno de los hitos más importantes para cualquier empresa, ya que esto significa abrir las puertas a las oportunidades de la economía global. Sin embargo, es fácil intimidarnos frente a los muchos requisitos para exportar, no solo los relativos al estudio de mercado, también los relacionados con todas los documentos para exportar, que no son pocos.

Por ello, hoy en Volca te explicamos a detalle cuáles son estos documentos para exportar y cómo puedes orientarte para saber cuáles necesitas en cada operación.

La etapa de documentación de una operación de comercio internacional es de la más importantes, pues en ella la empresa exportadora o el freight forwarder que ha contratado se aseguran de que todos los documentos y requisitos que se van a necesitar en cada etapa del traslado, desde el transporte hasta las aduanas, están en regla y sin errores.

Los factores que influyen en la documentación que se necesitará en cada exportación son:

• El tipo de producto o mercancía
• El país destino y su legislación específica
• El tipo de transporte y la ruta
• Las condiciones de venta (Incoterms)

Además, los documentos para exportar se pueden dividir en tres grandes categorías, los relacionados con el producto y su categoría, los relacionados con el exportador y los relacionados con el modo de transporte. Veamos cada uno a detalle a continuación:

Documentos de exportación relacionados con el producto

Fracción arancelaria

Más que uno de los documentos para exportar, se trata de una nomenclatura o código numérico de identificación universal, que nos permite conocer cuál es el tratamiento arancelario de determinada mercancía en base al Sistema Armonizado de Designación y Codificación de Mercancías internacional, en otras palabras, a qué impuestos está sujeta. 

Tener la fracción arancelaria correcta de acuerdo con la Organización Mundial de Aduanas es fundamental para poder armar correctamente la carpeta con el resto de los documentos de la operación.

Hay miles de fracciones arancelarias distintas y los criterios para establecerla no siempre son intuitivos, por ello esto siempre debe de hacerlo un agente aduanal, para evitar errores que puede tener fuertes repercusiones legales. La fracción arancelaria también nos indica cuáles son las especificaciones de etiquetado para que el producto pueda reconocerse adecuadamente al entrar a otro país.

Factura Pro Forma

No es un requisito legal, pero es un documento provisional que le permite al exportador confirmar los datos de la venta y darle información valiosa al importador para que gestione su propia logística para recibir la mercancía, de acuerdo con el Incoterm establecido. 

Es importante que en el encabezado de esta factura provisional siempre se incluya la leyenda “proforma” para evitar confundirla con la factura comercial, ya que los datos que incluyen son muy similares. 

Factura comercial

Se trata de una factura o CFDI normal, más el complemento de comercio exterior en la que, además de todos los datos que trae una factura común y corriente, se especifica que su mercancía o producto se está exportando a otro país y se vincula con la operación de despacho. 

La factura comercial es necesaria para determinar los aranceles en aduanas, y siempre debe incluir fecha y número de serie, datos completos de la razón social del exportador y del importador, descripción de la operación, cuota tributaria, etc, Opcionalmente, también puede incluir la clasificación arancelaria, la forma y plazo de pago, el Incoterm y el modo de transporte.

Cada país destino tiene especificaciones concretas relativas al contenido e idioma de las facturas que también deben de tomarse en cuenta. Algunos países exigen una Factura Aduanera o factura Consular adicional con fines informativos y estadísticos. 

Certificado de origen

Algunas mercancías mexicanas provenientes de ciertas regiones cuentan con un trato arancelario preferencial de acuerdo con tratados de comercio exterior, y para que estos beneficios fiscales se puedan aplicar, es necesario que la procedencia del producto esté avalada por un certificado de origen.

Lista de empaque

Se debe entregar junto con la factura, ya que especifica exactamente cuántos son y qué contiene cada bulto o caja de la operación, cuánto pesa cada una, qué tipo de embalaje se está usando, y demás datos que sirven para realizar una inspección rápida en cualquier etapa del transporte. 

Regulaciones especiales

Algunas mercancías están sometidos a requisitos para exportar extras, no solo para entrar a otro país, sino también para salir del territorio, por ejemplo, los certificados fitosanitarios que se exigen para algunos productos perecederos, los análisis veterinarios de ganado vivo, o los permisos especiales de productos peligrosos. 

Documentos para exportar relacionados con el exportador

Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

Este requisito implica que la empresa o exportador debe estar legalmente constituido y al corriente con sus responsabilidades ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Padrón de exportadores sectorial

En México, debe estar registrada en el Padrón de Exportadores Sectorial respectivo cualquier persona física o moral que desee exportar alguno de los siguientes productos:

• Alcohol
• Cerveza
• Tequila
• Bebidas alcohólicas fermentadas (vinos)
• Bebidas alcohólicas destiladas (licores)
• Cigarros y tabacos labrados
• Bebidas energizantes
• Minerales de hierro y sus concentrados, oro, plata y cobre, plásticos, caucho, madera, vidrio, hierro y acero, aluminio.

Encargo conferido

De acuerdo con el artículo 40 de la Ley Aduanera, las empresas que quieran importar o exportar deben de recurrir a los servicios de un agente aduanal, autorizado para establecer el valor de las mercancías en la aduana de salida. Los agentes aduanales tienen autorización para hacer despachos solo en cierto número de aduanas.

El encargo conferido es el poder que se le da al agente aduanal para que realice el despacho de mercancías a nombre del exportador. Normalmente se entrega junto con una carta de instrucciones específicas y detalladas sobre la operación. También para que realice el pedimento, es decir, el documento que confirma que todas las contribuciones arancelarias se han realizado y la mercancía se puede liberar.

Documentos para exportar relacionados con el transporte

Estos últimos varían dependiendo del tipo o tipos de transporte mediante los cuales se realice la operación. Para transporte marítimo se requiere un conocimiento de embarque (Bill of Lading o B/L); para transporte aéreo es la guía aérea (Airway Bill o AWB), y para transporte terrestre y ferroviario son la carta de porte y el talón de embarque, respectivamente.

Hay que considerar que la gran mayoría de las operaciones de comercio internacional requieren cuando menos dos tipos distintos de transporte, por lo cual se convierten en operaciones multimodales o intermodales. De hecho, en promedio cada importación o exportación requiere de 3 a 6 vehículos.

En estos casos, un operador logístico puede realizar un contrato único de transporte llamado contrato de transporte multimodal, siempre y cuando su mercancía no se separe en todo el trayecto entre el punto de origen y de destino.

Seguro

Finalmente, la póliza de seguro de la mercancía siempre debe formar parte de la documentación de cualquier operación de comercio internacional, sea o no un requisito legal en el país destino.

¿Cuáles son las ventajas de contar con el apoyo de un Freight Forwarder especializado?

En las primeras operaciones de comercio internacional de una compañía en expansión, es fácil cometer errores de documentación y estrategia que pueden terminar costando mucho dinero, a menos que nuestra compañía cuente con un departamento de operaciones internacionales con expertos en aranceles, trámites aduanales y logística de transporte.

Pero eso no significa que debamos seguir posponiendo nuestras exportaciones, sino que la mejor alternativa es contratar una empresa de logística internacional con amplia experiencia o freight forwarder.

Somos especialistas ayudando a pequeñas y grandes empresas a consolidarse en el panorama del comercio internacional. Nos aseguramos de que cumplas con todos los requisitos y documentos antes de que tu mercancía abandone tus instalaciones, y contamos con una amplia red de transportistas, agentes logísticos y aduanales listos para darle el seguimiento adecuado a todo el proceso.