La importación y exportación de mercancías es un pilar comercial fundamental para miles de empresas grandes, medianas y pequeñas. Si bien el comercio internacional ofrece sólidas oportunidades de negocio, al momento de analizar todos los requisitos puede volverse muy desalentador para quienes inician. Por suerte, contamos con la ayuda de nuestro agente de carga de confianza.
Si no estás familiarizado con el término "agente de carga”, otros sinónimos como agencia de logística internacional o freight forwarder también pueden parecer confusos, pero hoy te explicaremos exactamente cómo te apoya este tipo de aliado en tus operaciones internacionales, cuál es su rol y por qué en Volca somos la mejor opción para ti.
¿Qué servicios ofrece un agente de carga internacional?
Para entender qué es un agente de carga, suele ser de ayuda entender primero qué no es. Un agente de carga internacional no es un gerente de distribución, no es una compañía de shipping, no es una comercializadora y no es un socio exportador. Sin embargo, sí toma responsabilidades correspondientes a todo ellos y va mucho más lejos en su afán de ayudarte a que todas tus operaciones de comercio exterior sean un éxito de principio a fin.
Antes de entrar más a fondo en la materia, vale la pena hacer una pequeña pausa para entender la magnitud y la complejidad de la logística internacional, porque para transportar miles de toneladas de mercancía desde cientos de puertos y terminales hacia otros ubicados en países distantes, se requiere una cantidad impresionante de infraestructura y un ejército de personal especializado y altamente capacitado.
Tu agente de carga internacional es, precisamente, el aliado que se encarga de que tú puedas aprovechar toda esa infraestructura y el esfuerzo que hacen los transportistas, las navieras, las aduanas, los organismos reguladores, etc., de la mejor manera para tu empresa y, muy importante, manteniendo los costos bajo control.
Entonces, un freight forwarder (recordemos que este término se puede utilizar como sinónimo de “agente de logística internacional), es una empresa que se especializa en enviar y recibir mercancías de importación y exportación a nombre de sus clientes, encargándose de toda la parte administrativa, logística y burocrática. Sin importar que tu carga o envió sean masivos o pequeños, una agencia de logística internacional debe de poner a tu alcance los siguientes servicios:
- Transporte marítimo, terrestre, aéreo o multimodal de mercancías
- Transporte especializado y cargas proyecto o sobredimensionadas
- Soluciones para transportar mercancía peligrosa o regulada
- Preparación y validación de toda la documentación necesaria
- Enlace directo con agentes aduanales
- Servicios de almacenaje e inventario
- Consolidación de carga
- Seguros de transporte y asistencia legal
¿Cómo es el proceso de contratación de un agente de carga internacional?
Aunque la logística y tramitología de cualquier envío internacional de mercancía son complejos de entender y mucho más de llevar a cabo, la realidad es que para los clientes de los freight forwarders todo el proceso de enviar o recibir productos del extranjero se vuelve bastante sencillo.
En términos generales, una vez que comienzas a sondear posibles operaciones con clientes en el extranjero, solo debes de:
1.- Ponerte en contacto con tu agente de logística y explicarle qué necesitas.
2.- Por su parte, el freight forwarder analizará tus requerimientos, se hará cargo de listar toda la documentación que vas a necesitar, te solicitará todos los datos de la operación, te explicará cuáles son tus mejores opciones de transporte y qué documentación necesitas entregarle y en qué momento (por ejemplo, la factura comercial).
3.- Cuando te pongas de acuerdo con tu cliente y expidas la factura, el agente de carga internacional iniciará el proceso de envío, se encargará de todos los pormenores con el transportista y los agentes aduanales, y te expedirá un documento que se llama bill of lading, mediante el cual puedes darle seguimiento a tu operación.
4.- El freight forwarder le dará seguimiento a la mercancía hasta que la carga haya llegado hasta el punto acordado y el destinatario haya firmado de recibido. En ese momento se termina el proceso.
Como puedes ver, como cliente de una empresa de carga internacional, tú solamente tienes que seguir algunas indicaciones sencillas y asegurarte de tener una comunicación clara con el destinatario de tu producto, de todo lo demás se encarga tu freight forwarder.
Como empresa exportadora, a veces ni siquiera necesitas tener clientes activos en el extranjero para beneficiarte de un agente de carga, porque en muchas ocasiones sus servicios incluyen el ayudarte a buscar bases de clientes en otros países y a aprovechar nuevas oportunidades de mercado.
¿Qué NO hace un agente de carga internacional?
Para que siempre sepas qué esperar al momento de trabajar con un agente internacional de carga, es importante que también tengas presente qué no hace o cuáles son sus limitaciónes técnicas.
Por ejemplo, el agente de carga no es la empresa transportista en sí, tampoco tiene poder sobre el agente aduanal, sino que es el vínculo que une a todas las piezas necesarias en una exportación o importación para que trabajen en sinergia y se comuniquen adecuadamente.
Hay algunas cosas que están fuera de las manos de tu agente de logística, pero por lo general casi todas ellas entran en el terreno de las aseguradoras. Por ejemplo, no es responsabilidad de tu agente de logística si se avería un buque y la carga no puede llegar a destino, sino de la naviera y la empresa aseguradora, lo que sí es responsabilidad del freight forwarder es ayudarte a gestionar las indemnizaciones correspondientes.
Además, un agente de carga no es una comercializadora. Si bien acercarte a un buen freight forwarder especializado en el crecimiento de pequeñas y medianas empresas puede ser buena idea, ya que te ayudan a identificar oportunidades y apoyos a la exportación, el trabajo de colocar tus productos o mercancías en el extranjero es una cosa diferente que llevarlos a destino.
La mejor manera de entender lo que hace un agente de carga internacional es verlo como a un intermediario que tiene un conocimiento global, profundo y específico de todos los pormenores que implica cada envío internacional, ya que no solamente se trata de cuestiones logísticas, sino de toma en cuenta temas relacionados con los impuestos, permisos especiales, restricciones aduaneras, etc.
Entender todo este mundo de información sería muy difícil para las empresas que quieren importar o exportar, porque les implicaría una gran inversión de tiempo y recursos en personal dedicado. Por eso existen los agentes de carga, ya que por una tarifa muy accesible se encargan de todo esto y evitan que se cometan errores críticos, lo cual a la larga les hace ahorrar mucho más a sus clientes.
¿Cómo elegir un buen agente de carga internacional?
Antes de firmar el contrato de logística de transporte con un agente de carga necesitas comprobar que cumpla los siguientes requisitos, asegúrate de que:
- Te ofrezca varias opciones de transporte, transportistas y rutas, de modo que puedas elegir la que más te convenga, ya sea en tiempos como en costos.
- Cuente con una sólida red de aliados entre todos los involucrados en el comercio internacional, desde transportistas confiables hasta agentes aduanales y almacenes de resguardo de mercancía.
- Te explique paso a paso cada detalle de la exportación y que te ofrezca una cotización clara y desglosada.
- Puede darte referencias de otros clientes con necesidades similares a las tuyas, que se hayan convertido en casos de éxito.
- Se encargue de toda la parte de tramitología y logística de manera integral, dejándote a ti la menos cantidad de trabajo posible, para que puedas seguirte enfocando en tu negocio.
- Cuenten con mecanismos de seguimiento y control de carga y embarques, para que en todo momento sepas cómo va tu envío y tengas tranquilidad.
- Te indique cuál es el empaquetado adecuado para que la mercancía pueda pasar sin problemas por aduana, así como cualquier otro requisito legal.
- De preferencia, que tenga un profundo conocimiento y experiencia en el transporte de productos relacionados con tu industria, así como la cadena de suministro y los requisitos de almacenaje.
Como puedes ver, no es poco lo que tienes que tomar en consideración al momento de elegir al freight forwarder ideal para ti. Por suerte, en Volca te ofrecemos todo esto y mucho más. ¿Ya estás listo para dar el salto definitivo al comercio internacional con el mejor agente de carga?
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