En el comercio internacional, el control de la mercancía es uno de los factores más importantes para garantizar operaciones fluidas. Un error en la cantidad, calidad o documentación de los productos puede generar retrasos en aduanas, costos adicionales por rectificaciones o incluso la devolución de la carga. Para minimizar estos riesgos, que por desgracia son muy frecuentes, tu empresa pueden recurrir al previo en origen, un procedimiento de inspección y calidad que permite verificar el estado de la mercancía antes de su embarque.
¿Qué es un previo en origen?
Cuando tu empresa importa productos de otro país, normalmente confías en que el proveedor enviará exactamente lo acordado en términos de cantidad, calidad, embalaje y documentación. Sin embargo, en la práctica, pueden surgir problemas como:
- Mercancía defectuosa o dañada.
- Cantidades incorrectas o errores en la consolidación de carga.
- Faltantes de productos que no fueron detectados antes del embarque.
- Embalaje inadecuado que pone en riesgo la integridad de la mercancía.
- Documentación incorrecta o incompleta, lo que puede generar demoras en aduana.
Los costos que genera un error de cualquier tipo son mucho más altos si este se detecta hasta que la carga ha llegado al puerto de destino, por eso es fundamental implementar estrategias de control anticipadas.
El previo en origen es una inspección realizada en la bodega o instalaciones del proveedor antes de que la mercancía sea embarcada. Su objetivo es, sencillamente, verificar que los productos cumplan con los requisitos pactados en la orden de compra y con las regulaciones del país de destino.
¿Por qué es clave un previo en origen para evitar costos innecesarios y retrasos?
Realizar un previo en origen aporta ventajas significativas tanto para importadores como exportadores. Entre los beneficios más importantes se encuentran:
Reducción de costos adicionales: Corregir errores en origen es mucho más barato que lidiar con problemas en destino. Por ejemplo, si un lote de mercancía llega con defectos, podría ser necesario pagar almacenamiento adicional, devolver la carga o incluso asumir multas por incumplimiento normativo.
Evita demoras en aduanas: Una documentación con omisiones puede derivar en retenciones de carga, inspecciones adicionales y tiempos de espera prolongados que afectan la cadena de suministro.
Mayor seguridad en el transporte: Un previo en origen también permite verificar que la carga esté correctamente embalada y acondicionada para su transporte, reduciendo el riesgo de daños durante el trayecto.
Asegura la calidad de la mercancía: Especialmente en sectores como el alimentario, farmacéutico y automotriz, donde los productos deben cumplir con estrictos estándares de calidad, este proceso garantiza que todo esté en condiciones óptimas.
Reducción de riesgos y reclamaciones: Al contar con pruebas documentadas del estado de la mercancía antes del embarque, se pueden evitar disputas con los proveedores o transportistas, sí como los costos asociados de un proceso legal.
Menor tasa de devoluciones: Se evitan envíos erróneos que puedan derivar en la necesidad de reexportación o pérdida de la carga.
Mayor confianza en la relación comercial: Realizar un previo en origen demuestra compromiso y profesionalismo tanto para compradores como para proveedores, fortaleciendo relaciones comerciales a largo plazo.
Aunque el previo en origen no es obligatorio en México, La Secretaría de Infraestructura, Comunicaciones y Transporte (SICT) y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) promueven su uso para mejorar la confiabilidad de las importaciones y el comercio exterior.
¿Quiénes intervienen en un previo en origen?
El previo en origen es un proceso que involucra a múltiples actores dentro de la cadena de suministro, y el reto es que todos trabajen en sinergia para evitar contratiempos y optimizar los tiempos y costos de la operación.
En primer lugar, está el freight forwarder o agente de carga, cuya función es coordinar todo el proceso, incluyendo:
- Programar la inspección con los proveedores, inspectores y transportistas.
- Gestionar la documentación necesaria para el despacho de exportación e importación.
- Coordinar la logística del transporte marítimo, aéreo o terrestre posterior a la inspección.
- Monitorear el estado de la carga y proporcionar reportes en tiempo real al importador o exportador.
Por ejemplo, si una empresa en México está importando maquinaria desde China, el freight forwarder se encarga de que efectivamente se realice la inspección en la fábrica del proveedor en Shanghái, asegurando que la maquinaria esté en perfectas condiciones antes de ser cargada en el contenedor.
En segundo lugar, pero no menos importantes, están los inspectores de carga; profesionales especializados en la verificación de mercancías antes de su envío. Sus funciones incluyen:
- Verificar que la cantidad y calidad de la mercancía coincidan con la orden de compra.
- Inspeccionar el embalaje para garantizar que cumpla con las normas de seguridad y transporte.
- Tomar muestras o fotografías como evidencia del estado de la carga.
- Identificar posibles daños o defectos en los productos antes del embarque.
- Revisar que el etiquetado y la documentación sean correctos y cumplan con las regulaciones del país de destino.
Por ejemplo, si una empresa está importando electrónicos desde Europa, el inspector verifica que todos los productos estén en su empaque original, con los manuales y accesorios correctos, y que los números de serie correspondan a la documentación presentada.
Finalmente, los agentes aduanales, intermediarios autorizados que facilitan la entrada y salida de mercancías de un país, tienen el rol de garantizar que todos los documentos cumplan con los requisitos legales y aduaneros para evitar problemas al momento del despacho, así como de:
- Asesorar sobre restricciones de importación y regulaciones del país de destino
- Determinar la clasificación arancelaria correcta para el cálculo de impuestos.
- Coordinar la presentación de certificados sanitarios, fitosanitarios o de seguridad cuando sean requeridos.
Ten en cuenta que, en algunos sectores, especialmente en industrias como la automotriz, farmacéutica o alimentaria, también se requiere la intervención de empresas certificadoras para:
- Emitir certificados de calidad exigidos por el país de destino.
- Realizar pruebas de laboratorio en productos sensibles, como medicamentos.
- Inspeccionar fábricas y procesos de producción cuando sea necesario.
- Garantizar el cumplimiento de normas ISO, FDA, CE o cualquier otro estándar internacional.
Por ejemplo, una empresa que exporta cosméticos a Estados Unidos puede necesitar una certificación de la FDA (Food and Drug Administration) para garantizar que los productos cumplen con los estándares sanitarios de ese país.
Como puedes ver, un previo en origen puede tratarse de una inspección sencilla, o incluir complejos procesos de certificación y calidad, dependiendo del tipo de mercancía.
Pasos para llevar a cabo un previo en origen exitoso
1.- Definir los aspectos clave de inspección: los criterios que determinarán si la mercancía está lista para su embarque deben especificarse en una lista de comprobación o checklist, que pueden incluir: cantidad de unidades, códigos de referencia, estado físico del producto, etiquetado y embalaje adecuado y documentación completa.
2.- Coordinar con el proveedor y el forwarder: Establecer con ambos fechas y procedimientos para la revisión. Recuerda que es responsabilidad del proveedor tener la carga preparada para la inspección en la fecha acordada, incluyendo la documentación necesaria.
3.- Establecer fechas y procedimientos para la revisión: Definir cuándo y cómo se llevará a cabo la inspección. Se recomienda hacerla con suficiente antelación al embarque para tener margen de corrección en caso de problemas.
4.- Realizar la inspección en la bodega o almacén del proveedor: Una vez que la mercancía está lista, se lleva a cabo la inspección en el lugar de origen. Dependiendo del tipo de producto, esta puede realizarse de manera visual o mediante pruebas específicas. Se toman imágenes como respaldo de la inspección, que luego pueden ser utilizadas como evidencia en caso de reclamos.
5.- Generar el reporte del previo en origen: Finalizada la inspección, se elabora un informe detallado con los hallazgos de la revisión, o en su defecto se sugieren correcciones o ajustes en caso de que la mercancía no cumpla con los estándares requeridos.
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