El encargo conferido es un mandato legal mediante el cual una empresa otorga a un agente aduanal la autorización explícita para realizar en su nombre y representación las gestiones y trámites aduaneros necesarios para la importación o exportación de mercancías.
Se trata de un elemento esencial para garantizar operaciones internacionales exitosas y en conformidad con la ley. Hoy veremos más a fondo todos los detalles que debes conocer sobre este tema.
¿Qué es el encargo conferido y cuál es su importancia?
El encargo conferido es un trámite básico en el ámbito del comercio exterior, tal como lo establece en la Ley Aduanera de México. En su artículo 59, esta Ley detalla las responsabilidades y procedimientos que deben seguir tanto importadores como exportadores, entre las cuales se incluyen la necesidad de formalizar la autorización a un agente o agencia aduanal, para que actúe en representación de la empresa en todas las operaciones relacionadas con el comercio internacional.
Este procedimiento permite al agente aduanal transmitir al Sistema de Automatización Aduanera Integral (SAAI) los pedimentos, utilizando el nombre y RFC del importador o exportador que otorgó el encargo. La importancia del encargo conferido radica en su capacidad para garantizar que todas las operaciones se realicen conforme a las normativas aduaneras vigentes, brindando así seguridad jurídica tanto a la empresa como al agente aduanal.
Entre los beneficios más destacados del encargo conferido se encuentran:
- Agilización de los procesos aduaneros
- Reducción de errores en la documentación y trámites
- Cumplimiento normativo para evitar sanciones y retrasos
- Representación experta ante las autoridades aduaneras
Por su parte, la ausencia de este encargo, o de su aceptación por parte del agente aduanal, impide la generación del acuse electrónico en el sistema, lo que a su vez hace que las operaciones posteriores no sean procedentes.
Es importante aclarar que el encargo conferido es un requisito en México, pero su equivalente en otras regiones puede regirse por leyes y normativas específicas en cada país, por lo que debemos asegurarnos de que tanto nuestros agentes aduanales como los de la contraparte de la operación cumplan con todas las regulaciones locales e internacionales para evitar inconvenientes legales.
¿Cómo se obtiene el encargo conferido en México?
El encargo conferido actualmente se realiza exclusivamente a través de un trámite electrónico ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), donde se especifica qué agentes aduanales están autorizados para gestionar los despachos de comercio exterior en nombre de la empresa.
Para efectuar este trámite, los requisitos que debe cumplir previamente el importador o exportador son los siguientes:
- Estar registrado y activo en el padrón de Importadores.
- Estar al corriente en el cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Contar con Firma Electrónica Avanzada (Fiel) vigente emitida por el SAT, tanto en el caso de la persona física como en el caso de la persona moral.
- Tener una contraseña activa (anteriormente conocida como CIEC).
- Contar con un domicilio fiscal registrado y localizado en el RFC, o que esté en proceso de verificación por la Administración Desconcentrada de Servicios al Contribuyente (ADSC).
Este trámite es gratuito y una vez realizado, el o los agentes aduanales deben aceptar o rechazar el encargo conferido. Hasta que no se acepte el encargo, el agente aduanal no podrá realizar operaciones en el Sistema de Automatización Aduanera Integral (SAAI). Una vez aceptado, el importador o exportador puede realizar despachos en cualquier aduana a la que el agente aduanal esté autorizado.
Pasos para obtener el encargo conferido
El encargo conferido se presenta antes de realizar operaciones de comercio exterior a través de un agente aduanal y/o cuando se necesite actualizar la lista de encargos conferidos.
- Seleccionar un agente aduanal calificado y de confianza. La elección debe basarse en su experiencia, conocimientos específicos y reputación en el ámbito aduanero. Su experiencia y conocimiento son cruciales para asegurar un manejo eficiente y legal de las operaciones.
- Proporcionar al agente aduanal la documentación necesaria, incluyendo información detallada de la empresa y de las mercancías a importar o exportar.
- Firmar un contrato de encargo conferido, donde se detallen los términos y condiciones del servicio.
- Ingresar al portal del SAT en la sección “actualiza tus encargos conferidos”.
- Seleccionar al agente aduanal y definir la vigencia del encargo conferido.
- Confirmar y firmar la solicitud con los sellos fiscales.
- Concluir la solicitud y descargar el acuse en formato PDF.
- Recibir la confirmación o aceptación del agente aduanal en su propio portal para poder realizar pedimentos de importación en nombre del importador.
Toma en cuenta que las personas físicas pueden registrar hasta un máximo de diez encargos conferidos, mientras que las personas morales pueden tener hasta treinta. Dicho en otras palabras, si eres una persona física que realiza operaciones de comercio internacional, solo puedes trabajar con diez agentes o agencias aduanales diferentes, y si eres persona moral, tienes hasta treinta.
Los encargos conferidos se pueden revocar en el sistema para poder cambiar la autorización de tus operaciones a nuevos agentes aduanales, de acuerdo con su conveniencia. Si un agente aduanal que no cuenta con encargo conferido vigente llega a realizar un pedimento a nombre de un cliente, esto es causa para la cancelación de su patente o permiso aduanal.
¿Es posible realizar el despacho de tu mercancía sin la intervención de un agente aduanal?
Realizar el despacho aduanero de mercancías por cuenta propia, sin la intervención de un agente aduanal, es factible, pero implica cumplir con una serie de requisitos específicos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Disponer del equipo necesario para gestionar el despacho electrónico, siguiendo las normativas emitidas por la Secretaría.
- Obtener una autorización del SAT que te permita transmitir pedimentos a través del sistema electrónico aduanero.
- Utilizar el sistema electrónico aduanero y emplear la firma electrónica avanzada.
- Cumplir con la transmisión de la información estadística de los pedimentos al sistema electrónico aduanero en los plazos y formas establecidos por el SAT.
- Emplear los candados oficiales o electrónicos en los vehículos y contenedores que transportan las mercancías, conforme a lo estipulado por la ley, y registrar en el pedimento el número de candado oficial utilizado.
- Declarar, bajo protesta de decir verdad, las características exactas de las mercancías.
- Aceptar y cooperar con las visitas de las autoridades aduaneras destinadas a realizar auditorías.
Dado que estos son requisitos complejos de cumplir para la mayoría de las empresas, lo más común es que los importadores y exportadores trabajen siempre con un agente aduanal de confianza.
¿Cuál es la diferencia entre el encargo conferido y la carta encomienda?
La carta encomienda y el encargo conferido a veces se confunden, pero son dos documentos distintos en el ámbito del comercio exterior, cada uno con propósitos y requisitos específicos. La carta encomienda es un documento redactado libremente, usualmente a petición del agente aduanal, que detalla explícitamente el encargo otorgado al agente para gestionar el despacho de mercancías. En este documento, el cliente proporciona instrucciones sobre la carga, su manejo, valores, y documentos relacionados, así como la vigencia y alcance de la encomienda.
A diferencia de la carta encomienda, que es un documento físico entregado al agente aduanal para comprobar el despacho específico de mercancías, el encargo conferido es un registro o revocación electrónica de los agentes aduanales ante la autoridad aduanal.
En resumen, mientras que el encargo conferido es un trámite electrónico obligatorio para autorizar a los agentes aduanales a actuar en nombre de los importadores, la carta encomienda es un documento físico que especifica y aclara la representación de un importador o exportador en operaciones particulares de comercio exterior. Ambos documentos son fundamentales para garantizar la legalidad y seguridad jurídica en las operaciones de comercio exterior.
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