“Agente de carga” es el término en español que se usa para referirse a un freight forwarder. En algunas regiones también se le denomina agente transitorio. Muchas veces existen dudas sobre cuál es el papel de estas empresas en el comercio internacional, por eso hoy te explicaremos exactamente qué es y qué hace un agente de carga.
¿Qué es un agente de carga internacional?
Un freight forwarder internacional es un intermediario entre el cliente y los diferentes actores que intervienen en un traslado internacional de mercancías, por ejemplo los transportistas, los agentes aduanales, las aseguradoras, las instituciones que regulan condiciones sanitarias, y un largo etc.
De acuerdo con un estudio de opinión entre expertos de la industria de la logística internacional, no cabe duda de que el servicio de un agente de carga confiable “reduce costos, tiempos y permite lograr competitividad y fidelidad en el cliente”. Una de sus principales ventajas es que le permite al cliente dejar en manos confiables todo el proceso de comercio internacional y no tener que desviar recursos y talento de su actividad primaria. Además, al contar con un freight forwarder puedes ofrecerle mejores condiciones al importador o exportador del otro lado de la operación, lo que facilita relaciones comerciales más sólidas, estrechas y duraderas.
Existen diferentes especializaciones dentro de la industria de los agentes de carga y generalmente una misma empresa de logística internacional cuenta con expertos en transporte marítimo, aéreo, despacho aduanal, regulaciones especiales, carga consolidada, etc. Si quieres profundizar mucho más al respecto, te recomendamos que leas este boletín del Instituto Mexicano del transporte.
¿Cuándo es necesario recurrir a un agente de carga?
Cualquier empresa que quiera exportar sus productos o importar mercancías de otros países, necesita realizar una larga serie de trámites y planeaciones logísticas para que la carga llegue a destino del modo más rápido, seguro y económico posible, pero también para no tener dificultades de ninguna clase en aduanas y para no terminar pagando más impuestos de los estrictamente necesarios.
Las regulaciones del comercio internacional son complejas, la variedad de rutas y transportistas que existen es inmensa y los requerimientos arancelarios de cada país son distintos. Dominar todos estas variables para encontrar la mejor fórmula en una operación de importación o exportación no es sencillo, y se necesita el conocimiento y tiempo de un experto para evitar errores garrafales, especialmente cuando estamos realizando nuestros primeros envíos o adquisiciones.
Algunas empresas multinacionales cuentan con un departamento propio de logística internacional que básicamente funciona como un agente de carga exclusivo. Pero la gran mayoría de las PYME´s no cuentan con este recurso, y si quisieran exportar por su cuenta tendrían que realizar una larga serie de investigaciones complejas y arriesgarse a cometer muchos errores por falta de asesoría profesional.
¿Cuáles son las funciones de un agente de carga?
En términos generales, el agente de carga es el que se encarga de asesorarte en cada paso de una operación de comercio internacional, desde que es enviada por el proveedor hasta que es recibida por el cliente. Tu empresa puede estar en uno u otro papel dependiendo si estás exportando o importando, y en cada caso la logística va a depender mucho del tipo de mercancía, los INCOTERMS que se utilicen y las restricciones y regulaciones de cada país. Algunas de las tareas específicas de un freight forwarder internacional son:
- Identificar y planear la mejor ruta para llevar la mercancía de un destino a otro.
- Anticipar y presentar al cliente todos los costos a los que se va a enfrentar (transporte, seguros, aranceles, honorarios, etc).
- Buscar las mejores alternativas para ahorrar tiempo y dinero.
- Señalar todos los trámites previos que deben hacerse para que la mercancía pueda exportarse / importarse.
- Listar todos los documentos necesarios para que la carga pase por las aduanas sin inconvenientes.
- Contactar agentes aduanales de confianza para que liberen las mercancías.
- Mantener un estrecho control y rastreo de las mercancías a lo largo de toda la ruta.
- Negociar con el cliente/proveedor el INCOTERM que más le convenga a ambos en la operación.
- Conseguir tratos preferenciales por parte de transportistas de confianza.
- Reservar y contratar los espacios de carga en distintos tipos de transporte.
- Facilitar servicios para carga consolidada.
- Brindar servicios para cargas especiales o sobredimensionadas que no pueden trasladarse con métodos convencionales.
- Ofrecer servicios de almacenamiento y depósito fiscal, con sistemas informáticos de almacenamiento y distribución.
¿Cómo elegir al mejor agente de carga para ti?
Para que un agente de carga realmente sea un aliado que te evite problemas en lugar de provocarte más, debe cumplir con las siguientes características:
- Tener amplia experiencia en negocios internacionales
- Contar con rutas estratégicas probadas desde el país de origen al país de destino.
- Brindarte varias opciones y proveedores de transportes, no sólo una, así como realizar los acuerdos y calendario de embarque.
- Conocer el tipo de producto que manejas y cuáles son sus regulaciones y aranceles.
- Tener contacto con una red confiable de agentes aduaneros y portuarios.
- Contar con suficiente liquidez y flujo de efectivo para hacer frente a los pagos de toda la operación y al mismo tiempo ofrecer beneficios y facilidades de pago.
- Comunicarse de manera efectiva y clara tanto contigo como con el proveedor o cliente de tu operación. Para ello muchas veces es necesario que cuenten con agentes bilingües.
- Presentar desde el inicio toda la lista de requisitos, trámites, documentos y alternativas de transporte que vas a necesitar.
- Contar con casos de éxito comprobables en operaciones similares a la tuya.
- Contar con distintos planes de emergencia en caso de alguna dificultad o imprevisto.
- Ofrecer tarifas competitivas que equilibren ahorro y calidad. Tu agente de carga debe poder explicarte por qué te conviene más a corto y mediano plazo que otras opciones más “económicas”.
- Adaptarse a las necesidades de tu importación / exportación, y no esperar que seas tú el que se adapte a sus rutas.
- Darte información precisa sobre el estatus y situación de la carga en todo momento, por ejemplo, contar con visibilidad online de los embarques.
- Asumir la responsabilidad de los embarques desde que el proveedor los libera hasta que llegan a destino, aún tratándose de transportación multimodal.
- Alinearse con las recomendaciones de las Organizaciones Internacionales de Transporte y de la CEPE / ONU y el CEFACT / ONU.
Algunas preguntas clave que puedes esperar de tu agente de carga
Cuando te pones en contacto con un potencial freight forwarder para el envío internacional de mercancía, debes estar preparado para responder a las siguientes preguntas, de modo que puedan realizar un plan y una cotización para ti de forma personalizada, sin retrasos y que realmente cubra todas tus necesidades:
- ¿Estás importando o exportando?
- ¿Ya elegiste un INCOTERM o apenas lo estás negociando con tu proveedor / cliente?
- ¿Tienes claras cuáles son las responsabilidades y alcances de cada uno de acuerdo con los términos de compra/venta?
- ¿Dónde se recibe la mercancía y dónde se entrega?
- ¿Cuáles son las características de la mercancía? (dimensiones, peso, si es o no producto perecedero o material de alto riesgo, etc)
- ¿Conoces y cumples todas las normativas de etiquetado / empaquetado en el país destino?
- En el caso de productos alimenticios ¿cuentas con todos los certificados sanitarios y fitosanitarios para que esta ingrese en país destino?
- ¿Quieres enviar uno o varios contenedores completos, o recurrir a un servicio de carga consolidada?
- ¿Es la primera vez que exportas / importas desde ese país? ¿Ya has trabajado antes con ese cliente o proveedor? En caso afirmativo ¿por qué estás buscando un nuevo agente de carga?
Si no sabes la respuesta a alguna de estas preguntas, o la respuesta es “no” ¡no te preocupes! un buen agente de carga también puede darte asesoría para que dejes todo listo para tu exportación. Por ejemplo, indicar cuáles son los certificados de origen que tienes que tramitar y qué institución se encarga de eso. En algunos casos, un freight forwarder ofrece servicios de gestión para esta clase de trámites previos, solo tienes que preguntar.
En Volca Freight Forwarders somos un agente de carga en México especializado en los retos y oportunidades del comercio internacional para los distribuidores del país. Contamos con una amplia red de transportistas, agentes aduanales y herramientas logísticas sólidas y confiables que nos permiten adaptarnos a las necesidades de cualquier clase de operación.
Comunícate con nosotros, cuéntanos qué necesitas y con mucho gusto te daremos diferentes opciones y alternativas para que elijas la más adecuada para ti.
